Типовая схема управленческого учета товаров в сети аптек

Автор: Политика Д.А., компания IBS.

Рассмотрена типовая схема автоматизации учета в аптечной сети. Основное внимание уделено задачам управления ассортиментом в аптеке, оптимизации товарных запасов, вопросам обслуживания клиентов.

*Не описаны вопросы учета взаиморасчетов с поставщиками, управления кадровыми ресурсами и др.

  1. 1.  Ведение информации о номенклатуре медикаментов

    Номенклатура медикаментов и прочих товаров, реализуемых в аптечной сети, хранится в Справочнике товаров. В Справочнике товаров присутствует:

    • полное торговое название каждого медикамента;
    • заводские штрих-коды;
    • информация о видах упаковки товара (блистеры, ампулы, количество блистеров в упаковке);
    • информация о действующем веществе;
    • информация об аналогах;
    • регистрационная информация (регистрационный номер, дата регистрации);
    • информация о сериях;
    • многоуровневая система классификации медикаментов, включая международную классификацию;
    • зона хранения товара в аптеке;
    • текстовая аннотация (инструкция по применению).

    Справочник товаров может синхронизироваться с информационными системами (ЛИКИС, МОРИОН).

  2. 2.  Общая схема движения информации в аптечной сети

    Аптечная сеть включает в себя:

    • центральный офис;
    • периферийные точки (аптеки и аптечные пункты).

    Обмен информации происходит между базами данных (БД) центрального офиса и каждой аптеки, а также между базами данных аптек через БД центрального офиса.

    Рисунок 1. Общая схема движения информации в аптечной сети.

    В центральном офисе хранится сводная информация о движении товаров (заказы, приходы, продажи и т. д.) со всех аптек. На каждой аптеке хранится вся справочная информация и документы, относящиеся только к данной аптеке. Основные справочники (медикаменты, поставщики) вводятся централизованно. Документы, отражающие движение товаров, могут вводиться как в центре и поступать на аптеку по каналам связи (например, приходы товаров), так и в аптеке и поступать в центр (например, продажи). Ценообразование может происходить как централизованно, так и независимо на каждой аптеке. Полномочия по заказу медикаментов также могут распределяться между центральным офисом и аптеками. Ниже рассмотрена схема с централизованным ценообразованием и централизованной схемой заказа.

    Обмен данными происходит автоматически. Объекты сети (центральный офис и каждая аптека) должны иметь подключение к сети Интернет.

  3. 3.  Схема складского учета в аптеке

    В типичном случае в каждой аптеке выделяется 3 склада:

    • торговый зал — основной склад, в котором числится весь проверенный товарный остаток аптеки и с которого производится реализация;
    • склад приемки — временный (транзитный) склад, на котором числятся товары, оприходованные на данную аптеку, но не проверенные (не разобранные) заведующей аптеки;
    • склад списания и возврата — временный (транзитный) склад, на котором числятся товары, снятые с торгового зала и подготовленные заведующей к списанию или возврату поставщику.
  4. 4.  Заказ товара и анализ товарной потребности

    Заявка товаров формируется автоматически по требованию менеджера центрального офиса на основании статистических данных о товарообороте за определенный период. Основная цель автоматической генерации заказов — оптимизация складских остатков, т.е. поддержание их на минимально возможном уровне при отсутствии дефицита. Статистический анализ товарооборота производится системой автоматически (по настраиваемому расписанию) за определенный период (который настраивается — например, за неделю, месяц, квартал, год и т.д.). Статистический анализ включает в себя расчет средних показателей товарооборота в натуральном и денежном выражении, анализ отклонений и вариабельности (среднеквадратичное отклонение, коэффициент вариации), ABC-анализ, XYZ-анализ и анализ скорости товарооборота.

    Общий принцип автоматического формирования заказов основан на вычислении точки заказа и заказываемого количества с учетом среднесуточных продаж и страхового запаса, расчет которого основан на анализе вариабельности продаж.

    После расчета заказа менеджеру офиса будет предложен список товаров, которые необходимо заказать для данной точки. В список товаров для заказа не попадает товар, принудительно исключенный из товарной потребности для данной точки. В списке заказанных товаров доступна информация об основных статистических показателях реализации товара за выбранный период, рекомендуемое системой количество к заказу и конечное количество заказа. Менеджер может откорректировать количество заказа по своему усмотрению, отказаться от заказа товара в данный момент времени либо запретить товар к автоматическому заказу на данной точке.

    Определение поставщиков для каждого товара при анализе товарной потребности может происходить следующим образом:

    • автоматически (на основании анализа цен поставщиков и условий поставки);
    • с помощью сторонних программных систем (ЛИКИС, МОРИОН и т.д.);
    • вручную.

    Поставщик определяется исходя из минимальной цены в прайс-листах поставщиков на дату заказа для каждой конкретной точки. Для товаров, у которых принудительно указан поставщик в карточке товара (эксклюзивная поставка товара), поставщик из прайс-листов не выбирается. Менеджер может вручную поменять поставщика для данного товара. После полной проверки документа товарной потребности система по запросу менеджера формирует отдельные заявки на каждого поставщика. Все сформированные заявки могут быть выгружены в файлы и отправлены поставщикам.

    В случае использования для заказа сторонних систем (ЛИКИС, МОРИОН) алгоритм работы следующий:

    • из системы «IBS Аптека» в ЛИКИС или МОРИОН выгружается информация об общем заказываемом количестве для каждой точки;
    • разбивка заказов между поставщиками и отправка поставщикам производится средствами сторонней системы (ЛИКИС, МОРИОН).
  5. 5.  Поставка товара и оформление приходных накладных

    Приход товара вводится менеджером центрального офиса для одного из объектов. Существует три основных способа ввода приходной накладной в систему:

    • импорт из файла формата MMO, разработанного Ассоциацией Независимых Разработчиков;
    • создание прихода путем копирования документа предварительной заявки товара с его корректировкой в соответствии с накладной поставщика;
    • ввод приходной накладной вручную.

    Независимо от способа введения накладной, приход может быть введен на основе ранее отправленной заявки либо без таковой. При импорте накладной поставщика из MMO-файла система сопоставляет товарные позиции в соответствии с внутренней таблицей соответствия для данного поставщика. Если обнаруживаются позиции, которые не были сопоставлены, то менеджеру предлагается провести ручное сопоставление таких строк. При этом менеджер может как выбрать уже существующую позицию, так и создать новую товарную позицию в Справочнике товаров. Менеджер не может пропустить не сопоставленные позиции либо сопоставить не все товарные позиции.

    После импорта или ввода приходной накладной менеджер сверяет количество позиций и общую сумму документа. Если обнаружены расхождения в документе с документом поставщика, менеджер вносит коррективы. Если поставка товара осуществлялась на основании предварительного заказа, то менеджер обязан указать номер заказа, на основании которого поставлен товар. Допускается формирование нескольких приходных накладных на основании одного заказа.

    После полной проверки документа менеджер подтверждает приемку документа, устанавливая соответствующий признак. После установки признака изменение документа не допускается. После подтверждения приемки документа менеджером, происходит наценка документа согласно установленным в системе правилам (см. раздел «Ценообразование и ценовая политика»).

    Введенная приходная накладная вместе с новыми ценами реализации автоматически передается в аптеку по каналам связи. Для улучшения контроля заведующей аптеки за товарными остатками остаток в торговом зале автоматически не изменяется. Вместо этого переданная приходная накладная увеличивает остаток на складе приемки данной аптеки.

    После того, как аптека физически получает товар, заведующая либо уполномоченное ей лицо распечатывает приемный акт из электронного документа в учетной системе. После этого производится проверка поступившего товара. Проверке подлежит:

    • номенклатура поставленных товаров и штрих-коды (при необходимости);
    • количество товаров;
    • серии товаров;
    • сроки реализации товаров.

    При обнаружении расхождения между электронной накладной и фактически пришедшим товаром заведующая вносит изменения в электронный документ. После проверки и устранения расхождений заведующая подтверждает выдачу товаров в торговый зал. В этот момент увеличивается остаток в торговом зале, изменяются цены реализации и устанавливается соответствующий признак в приходном документе. Изменение документа, выданного в зал, не допускается.

    Заведующая распечатывает из системы комплект внутренних документов на поставку товаров:

    • приемный акт;
    • протокол расхождений между заказом и приходом по номенклатуре, количеству и цене;
    • ценники;
    • внутренние штрих-коды (при необходимости).
  6. 6.  Ценообразование и ценовая политика

    Управление ценами централизованное. При этом для каждой аптеки или аптечного пункта существует собственный прайс-лист. Весь товар, доступный к реализации на точке, имеет одну цену реализации (цена ценника) и реализовывается только согласно прайс-листу. Наценка товара производится в центральном офисе автоматически, на основании разработанных процентов наценки для групп товаров для каждой конкретной розничной точки. Существует возможность указания фиксированной (установленной государством) наценки для товара. Контроль наценки может происходить как от цены закупки, так и от таможенной цены товара.

    После ввода приходной накладной в систему и проверки цен поставки, система автоматически применяет указанный процент наценки и формирует новую цену реализации. Если новая цена реализации удовлетворяет разрешенному диапазону (разбросу) процента наценки, то цена реализации не меняется. В противном случае товару присваивается новая цена реализации для данной точки. Возможно ручное изменение наценок и цен продажи менеджером.

    Окончательное изменение цены в прайс-листе аптеки происходит после приемки товаров в аптеке, их проверки заведующей аптеки и выдачи в зал. Заведующей и прочим сотрудникам аптеки запрещено самостоятельно менять цены реализации на товар. Если возникает необходимость провести переоценку какого-либо товара в аптеке, то переоценку готовят менеджеры центрального офиса и передают ее в аптеку. Заведующая только подтверждает полученную переоценку.

    Отдельно от основной схемы наценки существует цена для страховых компаний. Цена для страховых компаний формируется автоматически как максимальная цена закупки товара, присутствующего на остатке аптеки, с определенным процентом наценки. Из всех цен, имеющихся на остатке аптеки, выбирается максимальная, для предотвращения возможного убытка при следующей закупке товара.

  7. 7.  Реализация товаров

    Схема работы первостольника (кассира) ориентирована на использование заводских штрих-кодов производителей товаров (лекарственных средств), указанных на упаковках, для их идентификации и добавления в чек. При необходимости (отсутствие заводского штрих-кода, его плохая читаемость, отдельное штрих-кодирование разных видов упаковки товара, сплошное штрих-кодирование каждой серии) могут использоваться внутренние штрих-коды, распечатанные на стикеры и наклеенные на товар.

    Для добавления требуемого товара в текущий открытый чек кассир берет один экземпляр (упаковку) товара и производит его сканирование при помощи сканера штрих-кодов.

    Также допускается реализация товара по внутреннему коду (номеру) , присвоенному при добавлении товара в справочник. Для этого вместо выполнения сканирования кассир вводит в поле штрих-кода внутренний код товара.

    Если товар не удалось определить или по данному товару отсутствует остаток, система выводит на экран соответствующее сообщение об ошибке. В этом случае в системе фиксируется факт отсутствия товара в аптеке (дефектура). В системе формируется общий список дефектуры по аптеке за каждый день.

    Если товар был найден и есть на остатке, он автоматически добавляется в чек. Цена товара определяется в соответствии с действующим прайс-листом и не доступна для изменения кассиром.

    В случае необходимости кассир может выполнить поиск товара. Допускается поиск по следующим критериям:

    • торговое название препарата;
    • действующее вещество или международное название;
    • производитель;
    • группа медикаментов.

    В результате поиска первостольник получает список товаров. В списке для каждого отражается следующая информация:

    • код и наименование товара;
    • единица измерения;
    • цена реализации;
    • остаток товара в торговом зале и на складе приемки (неразобранный товар);
    • остатки товара в других аптеках сети;
    • худший конечный срок реализации товара из остатка аптеки;
    • зона хранения товара в аптеке (номер материальной, стеллаж, полка, ящик и т. д.);
    • действующее вещество;
    • текстовая аннотация (инструкция по применению).

    Кроме этого, система может предложить первостольнику подсказку для активного предложения покупателю сопутствующих товаров (например, к инфузионному раствору предложить систему, к медикаментам в ампулах — шприцы, к антибиотикам — препараты для нормализации микрофлоры кишечника и т.д.)

    Первостольник может добавить найденный товар в текущий чек, либо выполнить поиск аналогов какого-либо медикамента.

    Если разрешена реализация медикамента в нескольких видах упаковки (упаковка, блистер, ампула), первостольник может выбрать вид упаковки и указать его количество (например, количество блистеров). Это избавляет первостольников от необходимости работать с дробными количествами, упрощает учет и уменьшает число ошибок. Решение о возможности деления товара (реализации в разных видах упаковки) принимается менеджером в центральном офисе.

    После добавления всех требуемых товаров в чек кассир вызывает диалог закрытия чека и осуществляет расчет клиента. Оплата может производиться;

    • наличными;
    • безналичным расчетом;
    • за счет страховой компании;
    • с помощью подарочного сертификата;
    • комбинированно несколькими формами оплаты.

    При закрытии чека дополнительно могут использоваться:

    • накопительные или ненакопительные дисконтные или бонусные карты;
    • рецепты с нанесенными на них штрих-кодами врачей;
    • подарочные сертификаты.

    В закрытом чеке фиксируется вся информация о примененных скидках, дисконтных и бонусных картах, именных рецептах врачей, а также структура оплаты чека (наличными, безналичный расчет, страховая компания и т. д.). Это позволяет затем производить анализ продаж в указанных разрезах (клиенты, врачи, страховые компании, скидки и т. д.).

    Закрываемый чек может распечатываться на фискальный регистратор либо на нефискальный принтер (для частных предпринимателей). Возможна также комбинированная печать чека на фискальный регистратор и термопринтер в случае, если часть товара аптеки принадлежит частному предпринимателю, а часть — юридическому лицу.

    Кассиру разрешается выполнять все необходимые действия с фискальным регистратором: служебный внос и вынос денег, печать Х и Z отчета, печать периодического отчета. Также разрешается оформлять возвратные чеки по наличной форме оплаты.

    Рабочее место первостольника должно быть оборудовано следующим торговым оборудованием:

    • персональный компьютер;
    • сканер штрих-кодов;
    • фискальный регистратор и (или) нефискальный принтер;
    • денежный ящик;
    • УФ-лампа - детектор банкнот.
  8. 8.  Перемещение товаров между аптеками сети

    Документ перемещения создается в центральном офисе либо в аптеке, с которой производится перемещение. Система автоматически обеспечивает передачу документа на вторую аптеку и (или) в центральный офис. Товар, как правило, перемещается с торгового зала одной аптеки на склад приемки другой. Приемка перемещенного товара производится заведующей аптеки по схеме, аналогичной схеме прихода товаров.

  9. 9.  Списание медикаментов и возврат поставщику

    Изъятие товара из оборота аптеки для выполнения его списания или возврата поставщику производится заведующей аптеки с перемещением его из торгового зала на транзитный склад списания и возврата. Так как из оборота изымается товар с конкретными сериями и сроками годности, то факт снятия такого товара с реализации может быть отражен только на аптеке.

    По умолчанию в перемещение подставляются партии, имеющиеся на остатке в торговом зале, в соответствии с установленным в системе методом списания. В случае несовпадения партии либо серии с требуемой по факту, заведующая аптекой имеет возможность вручную выбрать необходимую партию или серию из существующего остатка. После оформления перемещения остаток в торговом зале уменьшается, но товар продолжает числиться на аптеке (на транзитном складе). Такая схема позволяет отследить весь товар, изъятый из оборота, но не списанный и не возращенный поставщику.

    Непосредственно сам акт списания или возврата оформляется на центральном офисе ответственным лицом (менеджером).

    В случае списания обязательно указывается причина списания (соответствующая статья затрат).

  10. 10.  Инвентаризация товаров в аптеке

    Может производиться как сплошная (полная) инвентаризация аптеки, так и выборочная (по группе товаров, зоне хранения и т. д.). Инвентаризация производится в определенном порядке.

    1. Необходимо ограничить доступ покупателей к инвентаризируемой группе товаров и прекратить отражение в системе любых первичных документов, влияющих на остатки товаров инвентаризируемой группы (групп). При сплошной инвентаризации — закрыть аптеку.
    2. Произвести подсчет фактического количества товаров. Подсчет фактического количества может производиться следующими способами:
      • подсчет с отражением фактического количества в инвентаризационной описи на бумаге, которая затем вручную вносится в информационно-аналитическую систему в документ «Инвентаризация»;
      • подсчет с помощью сканирования штрих-кодов товаров терминалами сбора данных (карманными компьютерами со встроенным сканером штрих-кодов), информация из которых затем импортируется в документ «Инвентаризация» учетно-аналитической системы;
      • подсчет с помощью сканирования штрих-кодов товаров обычными сканерами, установленными на компьютеры первостольников и заведующей аптеки.

      В результате подсчета фактического количества товаров в учетно-аналитической системе должны быть созданы один или несколько документов «Инвентаризация» с совпадающей датой инвентаризации, отражающих фактически выявленные остатки товаров на эту дату.

    3. С помощью встроенных механизмов учетно-аналитической системы произвести расчет учетного (планового) количества товаров на дату инвентаризации, а также дополнение инвентаризации товарами, которые не были посчитаны фактически, но присутствуют в учетных (плановых) остатках.
    4. Произвести сравнение планируемого количества с фактическим, при необходимости — пересчитать фактическое количество по проблемным позициям и внести вручную соответствующие корректировки в существующие документы «Инвентаризация».

      При сравнении планируемого количества с фактическим производится сравнение:

      • по количеству;
      • по сумме в учетных ценах (цены прихода или себестоимость);
      • по сумме в ценах материальной ответственности.

      В качестве цены материальной ответственности может использоваться текущая цена продажи из какого-либо прайс-листа, учетная цена товара (цена прихода или себестоимость), а также цена прихода либо себестоимость последней партии товара. Конкретный режим определения цены материальной ответственности для инвентаризации определяется настройками учетно-аналитической системы.

      Если в процессе проверок возникла необходимость корректировки каких-либо документов, влияющих на остатки инвентаризируемых товаров и имеющих дату, меньшую даты инвентаризации («задним числом»), то после проведения такой корректировки обязательно производится повторный расчет учетного (планового) количества товаров по всем документам «Инвентаризация», относящимся к текущей инвентаризации.

    5. С помощью встроенных механизмов учетно-аналитической системы произвести оприходование излишков и списание недостачи по каждому документу «Инвентаризация». В результате на основании документов «Инвентаризация» будут созданы документы «Расход товаров в учетных ценах» для списания недостачи и «Приход товаров» для оприходования излишков.

      При выполнении оприходования излишков и списания недостачи задается ряд дополнительных настроек, в частности, виды и центры учета финансовых результатов для излишков и недостачи.