Типова схема управлінського обліку товарів в мережі аптек

Автор: Політика Д.А., компанія IBS.

Розглянута типова схема автоматизації обліку в аптечній мережі. Основна увага приділена завданням управління асортиментом в аптеці, оптимізації товарних запасів, питанням обслуговування клієнтів.

*Не описані питання обліку взаєморозрахунків з постачальниками, управління кадровими ресурсами та ін.

1. 1.  Ведення інформації про номенклатуру медикаментів

   Номенклатура медикаментів та інших товарів, що реалізуються в аптечній мережі, зберігається в Довіднику товарів. У Довіднику товарів присутні:

   • повна торгова назва кожного медикаменту;
   • заводські штрих-коди;
   • інформація про види упаковки товару (блістери, ампули, кількість блістерів в упаковці);
   • інформація про діючу речовину;
   • інформація про аналоги;
   • реєстраційна інформація (реєстраційний номер, дата реєстрації);
   • інформація про серії;
   • багаторівнева система класифікації медикаментів, включаючи міжнародну класифікацію;
   • зона зберігання товару в аптеці;
   • текстова анотація (інструкція із застосування).

   Довідник товарів може синхронізуватися з інформаційними системами (ЛІКІС, МОРІОН).

2. 2.  Загальна схема руху інформації в аптечній мережі

   Аптечна мережа включає в себе:

   • центральний офіс;
   • периферійні точки (аптеки і аптечні пункти).

   Обмін інформацією відбувається між базами даних (БД) центрального офісу і кожної аптеки, а також між базами даних аптек через БД центрального офісу.

   

   У центральному офісі зберігається зведена інформація про рух товарів (замовлення, приходи, продажі і т.д.) з усіх аптек. На кожній аптеці зберігається уся довідкова інформація і документи, що відносяться тільки до цієї аптеки. Основні довідники (медикаменти, постачальники) вводяться централізовано. Документи, що відображають рух товарів, можуть вводитися як в центрі і надходити на аптеку по каналах зв'язку (наприклад, приходи товарів), так і в аптеці і надходити в центр (наприклад, продажі). Ціноутворення може відбуватися як централізовано, так і незалежно на кожній аптеці. Повноваження на замовлення медикаментів також можуть розподілятися між центральним офісом і аптеками. Нижче розглянута схема з централізованим ціноутворенням і централізованою схемою замовлення.

   Обмін даними відбувається автоматично. Об'єкти мережі (центральний офіс і кожна аптека) повинні мати підключення до мережі Інтернет.

3. 3.  Схема складського обліку в аптеці

   У типовому випадку в кожній аптеці виділяється 3 склади:

   • торговий зал — основний склад, в якому числиться увесь перевірений товарний залишок аптеки і з якого здійснюється реалізація;
   • склад приймання — тимчасовий (транзитний) склад, на якому числяться товари, оприбутковані на дану аптеку, але не перевірені (не розібрані) завідувачем аптеки;
   • склад списання та повернення — тимчасовий (транзитний) склад, на якому значаться товари, зняті з торгового залу і підготовлені завідувачем до списання або повернення постачальнику.

4. 4.  Замовлення товару та аналіз товарної потреби

   Заявка товарів формується автоматично на вимогу менеджера центрального офісу на підставі статистичних даних про товарообіг за певний період. Основна мета автоматичної генерації замовлень — оптимізація складських залишків, тобто підтримання їх на мінімально можливому рівні при відсутності дефіциту. Статистичний аналіз товарообігу проводиться системою автоматично (за розкладом, що настроюється) за певний період (який налаштовується — наприклад, за тиждень, місяць, квартал, рік і т.д.). Статистичний аналіз включає в себе розрахунок середніх показників товарообігу в натуральному і грошовому вираженні, аналіз відхилень і варіабельності (середньоквадратичне відхилення, коефіцієнт варіації), ABC-аналіз, XYZ-аналіз і аналіз швидкості товарообігу.

   Загальний принцип автоматичного формування замовлень базується на обчисленні точки замовлення і кількості, що замовляється, з урахуванням середньодобових продажів і страхового запасу, розрахунок якого базується на аналізі варіабельності продажів.

   Після розрахунку замовлення менеджеру офісу буде запропонований список товарів, які необхідно замовити для даної точки. У список товарів для замовлення не потрапляє товар, примусово виключений з товарної потреби для даної точки. У списку замовлених товарів доступна інформація про основні статистичні показники реалізації товару за вибраний період, рекомендовану системою кількість до замовлення і кінцеву кількість замовлення. Менеджер може відкоригувати кількість замовлення на свій розсуд, відмовитися від замовлення товару в даний момент часу або заборонити товар для автоматичного замовлення на даній точці.

   Визначення постачальників для кожного товару при аналізі товарної потреби може відбуватися таким чином:

   • автоматично (на підставі аналізу цін постачальників і умов постачання);
   • за допомогою сторонніх програмних систем (ЛІКІС, МОРІОН і т.д.);
   • вручну.

   Постачальник визначається виходячи з мінімальної ціни в прайс-листах постачальників на дату замовлення для кожної конкретної точки. Для товарів, у яких примусово зазначений постачальник в картці товару (ексклюзивне постачання товару), постачальник з прайс-листів не вибирається. Менеджер може вручну поміняти постачальника для даного товару. Після повної перевірки документа товарної потреби система за запитом менеджера формує окремі заявки на кожного постачальника. Усі сформовані заявки можуть бути вивантажені в файли і відправлені постачальникам.

   У разі використання для замовлення сторонніх систем (ЛІКІС, МОРІОН) алгоритм роботи наступний:

   • з системи «IBS Аптека» в ЛІКІС або МОРІОН вивантажується інформація про загальну кількість, що замовляється, для кожної точки;
   • розбивка замовлень між постачальниками і відправка постачальникам проводиться засобами сторонньої системи (ЛІКІС, МОРІОН).

5. 5.  Поставка товару та оформлення прибуткових накладних

   Прихід товару вводиться менеджером центрального офісу для одного з об'єктів. Існує три основних способи введення прибуткової накладної в систему:

   • імпорт з файлу формату MMO, розробленого Асоціацією Незалежних Розробників;
   • створення приходу шляхом копіювання документу попередньої заявки товару з його коригуванням відповідно до накладної постачальника;
   • введення прибуткової накладної вручну.

   Незалежно від способу введення накладної, прихід може бути введений на основі раніше відправленої заявки або без такої. При імпорті накладної постачальника з MMO- файлу система зіставляє товарні позиції відповідно до внутрішньої таблиці відповідності для цього постачальника. Якщо виявляються позиції, що не були зіставлені, то менеджеру пропонується провести ручне зіставлення таких рядків. При цьому менеджер може як вибрати вже існуючу позицію, так і створити нову товарну позицію в Довіднику товарів. Менеджер не може пропустити не зіставлені позиції або зіставити не усі товарні позиції.

   Після імпорту або введення прибуткової накладної менеджер звіряє кількість позицій і загальну суму документа. Якщо виявлені розбіжності в документі з документом постачальника, менеджер вносить корективи. Якщо постачання товару здійснювалося на підставі попереднього замовлення, то менеджер повинен вказати номер замовлення, на підставі якого поставлений товар. Допускається формування декількох прибуткових накладних на підставі одного замовлення.

   Після повної перевірки документу менеджер підтверджує приймання документу, встановлюючи відповідну ознаку. Після установки ознаки зміна документу не допускається. Після підтвердження приймання документа менеджером, відбувається націнка документа відповідно до встановлених в системі правил (див. розділ «Ціноутворення і цінова політика»).

   Введена прибуткова накладна разом з новими цінами реалізації автоматично передається в аптеку по каналах зв'язку. Для поліпшення контролю завідувач аптеки за товарними залишками залишок в торговому залі автоматично не змінюється. Замість цього передана прибуткова накладна збільшує залишок на складі приймання даної аптеки.

   Після того, як аптека фізично отримує товар, завідувач або уповноважена їм особа роздруковує приймальний акт з електронного документу в обліковій системі. Після цього робиться перевірка товару, що поступив. Перевірці підлягає:

   • номенклатура поставлених товарів та штрих-коди (при необхідності);
   • кількість товарів;
   • серії товарів;
   • терміни реалізації товарів.

   При виявленні розбіжності між електронною накладною і товаром, що фактично прийшов, завідувач вносить зміни в електронний документ. Після перевірки і усунення розбіжностей завідувач підтверджує видачу товарів в торговий зал. У цей момент збільшується залишок в торговому залі, змінюються ціни реалізації і встановлюється відповідна ознака в прибутковому документі. Зміна документа, виданого в зал, не допускається.

   завідувач роздруковує з системи комплект внутрішніх документів на постачання товарів:

   • приймальний акт;
   • протокол розбіжностей між замовленням і приходом по номенклатурі, кількості і ціні;
   • цінники;
   • внутрішні штрих-коди (при необхідності).

6. 6.  Ціноутворення і цінова політика

   Управління цінами централізоване. При цьому для кожної аптеки або аптечного пункту існує власний прайс-лист. Увесь товар, доступний до реалізації на точці, має одну ціну реалізації (ціна цінника) і реалізовується тільки згідно з прайс-листом. Націнка товару робиться в центральному офісі автоматично, на підставі розроблених відсотків націнки для груп товарів для кожної конкретної роздрібної точки. Існує можливість введення фіксованої (встановленою державою) націнки для товару. Контроль націнки може походити як від ціни закупівлі, так і від митної ціни товару.

   Після введення прибуткової накладної в систему і перевірки цін постачання, система автоматично застосовує вказаний відсоток націнки і формує нову ціну реалізації. Якщо нова ціна реалізації задовольняє дозволеному діапазону (розкиду) відсотка націнки, то ціна реалізації не міняється. Інакше товару привласнюється нова ціна реалізації для цієї точки. Можлива ручна зміна націнок і цін продажу менеджером.

   Остаточна зміна ціни в прайс-листі аптеки відбувається після приймання товарів в аптеці, їх перевірки завідувачем аптеки і видачі в зал. Завідувачу і іншим співробітникам аптеки заборонено самостійно міняти ціни реалізації на товар. Якщо виникає необхідність провести переоцінку якого-небудь товару в аптеці, то переоцінку готують менеджери центрального офісу і передають її в аптеку. Завідувач тільки підтверджує отриману переоцінку.

   Окремо від основної схеми націнки існує ціна для страхових компаній. Ціна для страхових компаній формується автоматично як максимальна ціна закупівлі товару, присутнього на залишку аптеки, з певним відсотком націнки. З усіх цін, наявних на залишку аптеки, вибирається максимальна, для запобігання можливого збитку при наступній закупівлі товару.

7. 7.  Реалізація товарів

   Схема роботи Першостольника (касира) орієнтована на використання заводських штрих-кодів виробників товарів (лікарських засобів), зазначених на упаковках, для їх ідентифікації і додавання в чек. При необхідності (відсутність заводського штрих-коду, його погана читаність, окреме штрих-кодування різних видів упаковки товару, суцільне штрих-кодування кожної серії) можуть використовуватися внутрішні штрих-коди, роздруковані на стікери і наклеєні на товар.

   Для додавання необхідного товару в поточний відкритий чек касир бере один екземпляр (упаковку) товару і проводить його сканування за допомогою сканера штрих-кодів.

   Також допускається реалізація товару по внутрішньому коду (номеру), присвоєному при додаванні товару в довідник. Для цього замість виконання сканування касир вводить в поле штрих-коду внутрішній код товару.

   Якщо товар не вдалося визначити або по цьому товару відсутній залишок, система виводить на екран відповідне повідомлення про помилку. В цьому випадку в системі фіксується факт відсутності товару в аптеці (дефектура). У системі формується загальний список дефектуры по аптеці за кожен день.

   Якщо товар був знайдений і є на залишку, він автоматично додається в чек. Ціна товару визначається відповідно до діючого прайс-листа і не доступна для зміни касиром.

   У разі потреби касир може виконати пошук товару. Допускається пошук за наступними критеріями:

   • торгова назва препарату;
   • діюча речовина або міжнародна назва;
   • виробник;
   • група медикаментів.

   В результаті пошуку першостольник отримує список товарів. У списку для кожного відображається така інформація:

   • код і найменування товару;
   • одиниця виміру;
   • ціна реалізації;
   • залишок товару в торговому залі і на складі приймання (нерозібраний товар);
   • залишки товару в інших аптеках мережі;
   • гірший кінцевий термін реалізації товару із залишку аптеки;
   • зона зберігання товару в аптеці (номер матеріальної, стелаж, полиця, ящик і т.д.);
   • діюча речовина;
   • текстова анотація (інструкція по застосуванню).

   Окрім цього, система може запропонувати першостольнику підказку для активної пропозиції покупцеві супутніх товарів (наприклад, до інфузійного розчину запропонувати систему, до медикаментів в ампулах — шприци, до антибіотиків — препарати для нормалізації мікрофлори кишечника і т.д.)

   Першостольник може додати знайдений товар в поточний чек, або виконати пошук аналогів якого-небудь медикаменту.

   Якщо дозволена реалізація медикаменту в декількох видах упаковки (упаковка, блістер, ампула), першостольник може вибрати вид упаковки і вказати його кількість (наприклад, кількість блістерів). Це позбавляє першостольників від необхідності працювати з дробовими кількостями, спрощує облік і зменшує число помилок. Рішення про можливість ділення товару (реалізації в різних видах упаковки) приймається менеджером в центральному офісі.

   Після додавання усіх необхідних товарів в чек касир викликає діалог закриття чека і здійснює розрахунок клієнта. Оплата може проводитися;

   • готівкою;
   • безготівковим розрахунком;
   • за рахунок страхової компанії;
   • за допомогою подарункового сертифіката;
   • комбіновано декількома формами оплати.
   
   

   При закритті чека додатково можуть використовуватися:

   • накопичувальні або ненакопичувальні дисконтні або бонусні карти;
   • рецепти з нанесеними на них штрих-кодами лікарів;
   • подарункові сертифікати.
   
   

   У закритому чеку фіксується уся інформація про застосовані знижки, дисконтні і бонусні карти, іменні рецепти лікарів, а також структура оплати чека (готівкою, безготівковий розрахунок, страхова компанія і т.д.). Це дозволяє потім робити аналіз продажів у вказаних розрізах (клієнти, лікарі, страхові компанії, знижки і т.д.).

   Чек, що закривається, може роздруковуватися на фіскальний реєстратор або на нефіскальний принтер (для приватних підприємців). Можливий також комбінований друк чека на фіскальний реєстратор і термопринтер у разі, якщо частина товару аптеки належить приватному підприємцеві, а частина — юридичній особі.

   Касиру дозволяється виконувати усі необхідні дії з фіскальним реєстратором: службове внесення і винесення грошей, друк Х і Z звіту, друк періодичного звіту. Також дозволяється оформляти поворотні чеки по готівковій формі оплати.

   Робоче місце першостольника повинно бути обладнане наступним торговельним обладнанням:

   • персональний комп'ютер;
   • сканер штрих кодів;
   • фіскальний реєстратор і (або) нефіскальний принтер;
   • грошовий ящик;
   • УФ-лампа - детектор банкнот.

8. 8.  Переміщення товарів між аптеками мережі

   Документ переміщення створюється в центральному офісі або в аптеці, з якою здійснюється переміщення. Система автоматично забезпечує передачу документу на другу аптеку і (чи) в центральний офіс. Товар, як правило, переміщається з торгового залу однієї аптеки на склад приймання іншої. Приймання переміщеного товару робиться завідувачем аптеки за схемою, аналогічною схемою приходу товарів.

9. 9.  Списання медикаментів і повернення постачальникові

   Вилучення товару з обороту аптеки для виконання його списання або повернення постачальнику робиться завідувачем аптеки з переміщенням його з торгового залу на транзитний склад списання і повернення. Оскільки з обороту вилучається товар з конкретними серіями і термінами придатності, то факт зняття такого товару з реалізації може бути відбитий тільки на аптеці.

   За умовчанням в переміщення підставляються партії, наявні на залишку в торговому залі, відповідно до встановленого в системі методу списання. У разі розбіжності партії або серії з потрібною по факту, завідувач аптекою має можливість вручну вибрати необхідну партію або серію з існуючого залишку. Після оформлення переміщення залишок в торговому залі зменшується, але товар продовжує числитися на аптеці (на транзитному складі). Така схема дозволяє відстежити увесь товар, вилучений з обороту, але не списаний і не повернений постачальнику.

   Безпосередньо сам акт списання або повернення оформляється на центральному офісі відповідальною особою (менеджером).

   У разі списання обов'язково вказується причина списання (відповідна стаття витрат).

10. 10.  Інвентаризація товарів в аптеці

    Може здійснюватися як суцільна (повна) інвентаризація аптеки, так і вибіркова (по групі товарів, зоні зберігання і т.д.). Інвентаризація здійснюється в певному порядку.

    1. Необхідно обмежити доступ покупців до групи товарів, що інвентаризується, і припинити відображення в системі будь-яких первинних документів, що впливають на залишки товарів групи (груп), що інвентаризується. При суцільній інвентаризації — закрити аптеку.
    2. Провести підрахунок фактичної кількості товарів. Підрахунок фактичної кількості може робитися наступними способами:
       • підрахунок з відображенням фактичної кількості в інвентаризаційному описі на папері, який потім вручну вноситься в інформаційно-аналітичну систему в документ «Інвентаризація»;
       • підрахунок за допомогою сканування штрих-кодів товарів терміналами збору даних (кишеньковими комп'ютерами зі вбудованим сканером штрих-кодів), інформація з яких потім імпортується в документ «Інвентаризація» обліково-аналітичної системи;
       • підрахунок за допомогою сканування штрих-кодів товарів звичайними сканерами, встановленими на комп'ютери першостольників і завідувача аптеки.

       В результаті підрахунку фактичної кількості товарів в обліково-аналітичній системі повинні бути створені один або кілька документів «Інвентаризація» із співпадаючою датою інвентаризації, що відображають фактично виявлені залишки товарів на цю дату.

    3. За допомогою вбудованих механізмів обліково-аналітичної системи зробити розрахунок облікової (планової) кількості товарів на дату інвентаризації, а також доповнення інвентаризації товарами, які не були пораховані фактично, але є присутніми в облікових (планових) залишках.
    4. Провести порівняння планованої кількості з фактичною, при необхідності — перерахувати фактичну кількість по проблемних позиціях і внести вручну відповідні коригування в існуючі документи «Інвентаризація».

       При порівнянні планованої кількості з фактичною робиться порівняння:

       • за кількістю;
       • за сумою в облікових цінах (ціни приходу або собівартість);
       • за сумою в цінах матеріальної відповідальності.

       В якості ціни матеріальної відповідальності може використовуватися поточна ціна продажу з будь-якого прайс-листа, облікова ціна товару (ціна приходу або собівартість), а також ціна приходу або собівартість останньої партії товару. Конкретний режим визначення ціни матеріальної відповідальності для інвентаризації визначається настройками обліково-аналітичної системи.

       Якщо в процесі перевірок виникла необхідність коригування яких-небудь документів, що впливають на залишки товарів, що інвентаризуються, і мають дату, меншу дати інвентаризації («заднім числом»), то після проведення такого коригування обов'язково робиться повторний розрахунок облікової (планової) кількості товарів за усіма документами «Інвентаризація», що відноситься до поточної інвентаризації.

    5. За допомогою вбудованих механізмів обліково-аналітичної системи провести оприбуткування надлишків і списання недостачі за кожним документом «Інвентаризація». В результаті на підставі документів «Інвентаризація» будуть створені документи «Витрата товарів в облікових цінах» для списання нестачі і «Прихід товарів» для оприбуткування надлишків.

       При виконанні оприбуткування надлишків і списання недостачі задається ряд додаткових параметрів, зокрема, види і центри обліку фінансових результатів для надлишків та недостач.